Présentation vulgarisée pour décideurs

Système d’Information Décisionnel (SID) appliqué aux collectivités territoriales

Ce que ce document n’est pas :
Ce document n’a pas pour objectif de présenter une vue technique de la création ou de la mise en œuvre d’un SID. (de très bons articles se trouvent sur le sujet sur le web)
Dans ce sens il n’est pas destiné à un public d’informaticien qui ne devrait rien y apprendre de nouveau.

Ce que ce document est :
Une présentation simple et pédagogique (en tout cas c’est l’objectif…) de ce qu’est un SID et de ce qu’il peut apporter à une personne positionnée comme décideur d’une collectivité territoriale.

Introduction

Tout d’abord le nom même de SID ne doit pas effrayer un non-technicien.
Il s’agit en fait « juste » d’un tableau de bord présentant des données mises à jour régulièrement.  

Par exemple :
-Le nombre d’heures supplémentaires payées
-Le nombre de repas consommé en restauration scolaire.
-Le volume d’électricité utilisé

Pourquoi mettre en place un SID  ?

Cette question est fondamentale.  
Je ne pense pas qu’il soit pertinent d’appréhender ce genre de problématique avec comme objectif final de déployer un SID.
Je m’explique.

Il est particulièrement important (ce devrait d’ailleurs être systématiquement le cas) de partir d’une bonne définition des besoins :
Quel est le but recherché ?
Réaliser des économies substantielles ? Suivre une activités ? Améliorer le pilotage de la collectivité ? Mesurer les actions menées ? Gagner en efficience ? …

Dans toutes les collectivités des tableaux de bord existent déjà. Chaque service/direction suivant et contrôlant l’activité de son secteur.
Ce qui est plus rare est l’outil permettant de centraliser ces différentes données (indicateur), de les croiser et encore plus rare l’exploitation de ces résultats.

Bien souvent des indicateurs existent mais ne sont pas exploités.

Ce n’est d’ailleurs pas forcément quelque chose de négatif.  La collectivité a peut-être une taille trop réduite pour en tirer le même profit qu’une collectivité de taille plus importante, peut-être n’éprouve-t-elle pas le besoin de centraliser ces données, le fonctionnement actuel permet peut être  la remontée de toutes les informations utiles...

Un SID doit permettre de traduire les grands axes de la collectivité (rationalisation des coûts, développement durable, amélioration du service aux administrés…) sur des indicateurs qui soient pertinents et exploitables au niveau d’un service.

Par exemple :  l’indicateur « développement durable » passe au vert si le volume de déchets collectés ET si le volume de papier imprimé (ET….) passe sous un certain seuil.


Ce genre de thématique ne pouvant être mise en œuvre qu’avec une légitimité et un suivi important, je ne pense pas qu’il faille la mener à tout prix.
Le SID est encore quelque chose d’assez méconnu dans les petites et moyennes collectivité.
Fonctionnement vulgarisé

Il y a deux aspects principaux : la localisation des données et leur présentation.

Localisation
Les données à exploiter sont contenus en majorité dans les logiciels métiers (qui sont très nombreux en collectivité).
Il est complexe d’y accéder en permanence (pour des raisons de performances entres autres) donc on essaie le plus souvent d’en exporter une copie vers un même lieu, une même base de donnée. (entrepôt de données - Data Warehouse)

Cette étape est techniquement assez complexe, et donc, assez onéreuse. Elle nécessite de savoir quelle donnée est à récupérer dans quel logiciel métier. L’éditeur doit également permette un accès direct aux bases de données.
(ce qui n’est pas tous leur cas pour des raisons techniques et/ou commerciales)

Présentation
La deuxième partie est la présentation des données sous forme de tableau, graphique…
Même si celle-ci peut sembler plus simple il ne faut pas se méprendre elle est également techniquement complexe (l’outil doit permettre de croiser les données de les rendre exploitables) et très sensible car c’est à travers ce prisme que sera jugé la pertinence et l’efficacité du SID.

Un accès difficile à la présentation, un affichage mal réfléchi réduira à néant tout le travail qui aura été fait en amont.
Comment avancer sur le sujet

Il est impératif d’exploiter les données présentées. Il est préférable de débuter avec très peu d’indicateur mais de les exploiter régulièrement.
Il s’agit donc de réfléchir aux indicateurs qui paraissent les plus pertinents et cela à partir des grands axes définis par les élus de la collectivités (s’ils existent).

Le porteur du projet doit être légitime, idéalement il s’agira d’un membre de la direction générale. Dans tous les cas il est indispensable que la DG exploite directement le SID.

Le principal fournisseur d’indicateur est, en général, le progiciel gérant les finances. C’est une source fiable qui permet à elle seule de fournir de nombreux éléments sur différents secteurs. (RH, Coûts des consommables, des fluides …)

Pourquoi pas ne pas commencer avec une méthode de saisie manuelle des données ?
Cela permet dans un premier temps de s’affranchir des aspects de connexions inter logiciels. (mais ajoute de la saisie)
Il pourrait tout à fait être envisagé de demander aux services pour lesquels des indicateurs ont été définis de saisir mensuellement des données au sein d’une base de donnée spécifique. (L’interface de saisie devra dans ce cas être soignée pour ne pas rebuter les utilisateurs)

Incidence

Un des objectifs d’un SID est de mettre en perspective des données.
Cela peut donc avoir de nombreuses incidences. Si le suivi de tel ou tel indicateur pointe un dysfonctionnement  (niveau très élevé des heures supplémentaires par exemple) est-on prêt à traiter cette information ?
Comment communique-t-on sur le sujet auprès des agents, des représentants du personnels, des élus ?

Ces questions doivent avoir été réfléchies en amont car il est évident qu’au sein des collectivité de nombreuses pratiques inter service/direction ne sont pas uniformisées. Un SID fera ressortir les disparités.
 
Conclusion

Tout d’abord inutile de s’engager dans ce genre de démarche sans commande politique ni réelle volonté de la Direction générale.
Il sera plus difficile de mener ce type de projet dans les petites et moyennes collectivités.
Le travail préalable est très important et doit être mené de manière participative.

Quelques idées


Axes majeurs :
Développement durable

Indicateurs :
Volume de papier consommé
Volume de déchet
Consommation en électricité
Énergie produite

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Axes majeurs
Suivi des recettes

Indicateurs :
Montant des entrée billetterie
Montant restauration scolaire
Droit de mutation

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Axes majeurs  :
Commandes publiques

Indicateurs :
Montant des commandes hors marché
Nombre de procédure (par type)

Thomas HEBERT

Si chacun pouvait apporter quelques axes majeurs couplés avec des indicateurs associés cela donnerait une bonne base de travail.